Nhân Viên Chứng Từ Xuất Nhập Khẩu Làm Những Gì

Nhân viên chứng từ là một trong những nghề quan trọng nằm trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. Nghề này đòi hỏi ở những nhân viên chứng từ có những kiến thức, kỹ năng nghiệp vụ tốt cùng với khả năng sự dụng thành thạo tin học văn phòng, các thiết bị trong văn phòng.

Bạn có thể coi nhân viên chứng từ là công việc văn phòng, hàng ngày bạn sẽ được tiếp cận với hàng loạt chứng từ, bạn cần phải xử lý chúng sao cho hợp lý và nhanh gọn nhưng lại phải cẩn trọng tránh xảy ra sai sót làm ảnh hưởng đến công ty của mình. Khi làm công việc này bạn sẽ nắm rất chắc các nghiệp vụ xử lý chứng từ đối với hàng hóa nhập khẩu, xuất khẩu trong các container trên tàu do các công ty giao nhận vận chuyển ( Forwarder ) yêu cầu nhằm đảm bảo tính chính xác của những chứng từ về hàng hóa xuất hoặc nhập khẩu ở trên tàu trước khi được thông quan để có thể giao hàng cho khách hàng đúng ngà, đúng quy trình và đầy đủ các thủ tục pháp lý cần thiết.

  1. Công việc của một nhân viên chứng từ là gì?

Công việc của một nhân viên chứng từ đều xoay quanh các giấy tờ, chứng từ, thủ tục, … về xuất nhập khẩu. Cụ thể như sau:

– Nhân viên chứng từ cần phải xử lý các chứng từ sau đó soạn thảo văn bản chứng từ xuất nhập khẩu như là hợp đồng, hóa đơn ( invoice ), vận đơn chủ ( master bill ), vận đơn thứ ( house bill ), giấy đóng gói kiểm kê hàng hóa, kê khai hàng hóa, lệnh giao nhận hàng, … và một số chứng từ khác có liên quan.

– Nhân viên chứng từ cần phải chuẩn bị các bộ chứng từ, giấy kê khai hải quan, bộ chứng từ xin cấp C/O, D/O, …, xin giấy cấp phép cho những hàng hóa có yêu cầu phải được cấp phép vận chuyển, bộ chứng từ xin đăng ký chất lượng đối với những hàng hóa đặc thù ví dụ như thực phẩm chẳng hạn và một số bộ chứng từ công văn, tờ trình cho những bên liên quan tới hoạt động vận chuyển lô hàng hóa đó.

– Ngoài làm việc với những chứng từ, giấy tờ, tờ trình, … thì nhân viên chứng từ còn phải liên hệ với những khách hàng của mình đồng thời phối hợp với cả nhân viên hiện trường để làm các thủ tục thông quan cho lô hàng hóa của khách hàng. Nhân viên chứng từ còn phải liên hệ với cả các nhà cung cấp, nhà phân phối với khách hàng để thông báo về thời gian bắt đầu giao hàng và thời gian nhận hàng để họ có được sự chuẩn bị tốt nhất trước khi tiếp nhận hàng hóa.

– Tất cả các hồ sơ, chứng từ như là các giấy tờ giao dịch có liên quan tới lô hàng hóa cùng với các đơn đặt hàng, bộ chứng từ theo quy định chuẩn và cả hàng mẫu nữa đều cần phải được lưu trữ cẩn thận và khoa học nhất.

– Luôn luôn tiếp cận với những thông tin về điều lệ, điều luật đã thay đổi có liên quan đến ngành xuất nhập khẩu hàng hóa, để bạn làm việc luôn tuân theo luật pháp mới nhất tránh gặp phải những sai lầm không đáng có.

– Cuối cùng sau mỗi nghiệp vụ, mỗi lô hàng hóa thì nhân viên chứng từ cần phải thực hiện công việc thiết lập báo cáo. Đối với các hàng hóa còn tồn ở trong kho, nhân viên chứng từ cần phải đối chiếu lại một lần nữa trước khi báo cho các phòng ban có liên quan.

  1. Những yêu cầu về kỹ năng, kiến thức đối với công việc của một nhân viên chứng từ là:

– Với những kiến thức được học trên giảng đường bạn cần phải nắm rõ các kiến thức về nghiệp vụ đối với hàng hóa xuất nhập khẩu. Ngoài ra bạn cần phải tìm hiểu thêm một số điểm căn bản khác về các thủ tục hải quan, cách làm lệnh cũng như là phương thức, cách thức làm thủ tục giao nhận hàng hóa.

– Ngoài những kiến thức trên giảng đường, bạn có thể tìm hiểu thêm một vài kiến thức trong các cuốn sách về lĩnh vực xuất nhập khẩu, tham khảo về những cuốn sách như quản trị ngoại thương, thủ tục hải quan, thông tư, nghị định của chính phủ có liên quan, một số luật thương mại, thuế, hải quan, … tham khảo trên các trang web lớn về lĩnh vực xuất nhập khẩu, chăm xem tin tức kinh tế thế giới. Bạn tham gia vào một số khóa học về nghiệp vụ xuất nhập khẩu ở ngoài để tăng cường kỹ năng nghiệp vụ cho bản thân, việc tham gia vào các câu lạc bộ về ngành xuất nhập khẩu trong trường bạn hoặc trong trường khác cũng được đều có thể cải thiện được phần nào những khuyết điểm của bạn, hơn thế nữa bạn còn được lắng nghe những chia sẻ, góp ý từ những anh chị đi trước giúp cho bạn có thể hiểu rõ hơn những vấn đề bạn có thể gặp phải trong công việc sau này và cách xử lý chúng ra sao. Hơn thế nữa, bạn còn được các anh chị tổ chức cho các buổi sinh hoạt câu lạc bộ định kỳ để cung cấp cho các bạn một lượng lớn các kiến thức cho các thành viên câu lạc bộ, thêm vào đó là những buổi hội thảo chuyên đề hay một vài cuộc thi đánh giá năng lực của bạn. Để bạn tự nhìn nhận lại bản thân xem đâu là chỗ mình bị rỗng kiến thức để bồi đắp một cách kịp thời.

– Việc thử sức mình trong cuộc thi Glogistics cũng không phải là lựa chọn tồi dành cho bạn đâu, cuộc thi này sẽ giúp cho các bạn được tiếp cận với những nghiệp vụ trong thực tế ngành nên bạn hãy thử sức mình xem bản thân nỗ lực được đến đâu nhé! Tận dụng thời gian thực tập để đi làm tại các công ty giao nhận vận chuyển hay những doanh nghiệp xuất nhập khẩu hàng hóa sẽ giúp cho bạn rất nhiều đấy!

– Tiếng anh là một trong những yêu cầu quan trọng không thể thiếu trong ngành xuất nhập khẩu, bạn không cần phải quá giỏi tiếng anh bạn chỉ cần có đủ khả năng đọc hiểu và soạn thảo văn bản các chứng từ bằng tiếng anh là được rồi. Ngoài ra bạn cần phải biết giao tiếp cơ bản bằng tiếng anh khi trao đổi qua lại với ngưới khách nước ngoài.

– Bạn cần phải biết và sử dụng thông thạo tin học văn phòng vì công việc của bạn là làm việc trực tiếp với máy tính, hơn nữa máy tính sẽ giúp công việc của bạn trở nên nhanh chóng và khó có thể xảy ra sai sót trong quá trình tình toán.

– Do bạn vẫn cần phải làm việc với khách hàng và một số bộ phận khác thế nên bạn vẫn cần phải trang bị cho mình những kỹ năng về giao tiếp và ứng xử cũng như là khả năng giải quyết, xử lý công việc một cách linh hoạt và phải làm việc cẩn thận, tỉ mỉ tránh xảy ra sai sót. Bản thân nhân viên chứng từ phải chịu được cường độ cũng như là áp lực của công việc vì dù sao các nhân viên chứng từ phải vận dụng các quy định mới phát sinh trong quá trình xuất nhập khẩu hay trong lúc hàng đang được vận chuyển đi hoặc về. Bạn cần phải chịu trách nhiệm đối với toàn bộ các sai sót phát sinh trong hợp đồng do bạn không kiểm tra kỹ càng trước.

  1. Cơ hội thăng tiến trong nghề

Với những bạn có mong muốn được làm việc trong môi trường xuất nhập khẩu hàng hóa thì có thể xin việc vào một số công ty xuất nhập khẩu như là Alpha Express, Damco, Indotrans, … và một số công ty khác nữa. Cơ hội thăng tiến trong nghề này hoàn toàn có. Bạn sẽ được làm việc gián tiếp qua điện thoại với các nhân viên kinh doanh và nhân viên hiện trường để hoàn thành tốt công việc của mình.

Mức lương khởi điểm dành cho nhân viên chứng từ là từ 6 triệu đồng đến 10 triệu đồng một tháng, công việc ổn định, mức lương không quá cao nhưng không bị giao động như là nhân viên kinh doanh, phải kiếm được hợp đồng ( hưởng hoa hồng hợp đồng để tăng lương ) thì mới có được mức lương cao.

Nếu như sau một khoảng thời gian nhất định bạn đã quen thuộc với công việc của mình, hiểu rõ tình hình của công ty và những vấn đề cơ bản của các chứng từ, nói chung là các bạn đã có được cho mình kinh nghiệm nhất định mà được cấp trên tin tưởng cân nhắc cho bạn lên vị trí quản lý hay là trưởng phòng, trưởng bộ phận. Không thì sau đó bạn có thể sang bên sale để làm nhân viên kinh doanh hay thậm chí là làm trong văn phòng tư vấn, chăm sóc khách hàng của công ty.

Nói tóm lại, đây là một công việc cần sự tỉ mỉ, cẩn thận cao với khả năng chịu đựng được áp lực thời gian hoàn thành đúng tiến độ công việc. Có thể dễ dàng gây ra chán nản do các công việc cứ lặp đi lặp lại, nhưng việc tiếp thu những kiến thức, kỹ năng cơ bản trong ngành cùng với khả năng tiếng anh tương đối ổn sẽ giúp cho bạn có khả năng hoàn thành tốt công việc và được cân nhắc đề bạt lên chức cao hơn không thì cũng được tăng lương theo thời gian cho những nhân viên tích cực làm việc có thâm niên, kinh nghiệm cao. Bạn nên dành nhiều thời gian giúp cho đầu óc thoải mái trước khi bắt tay vào công việc, tránh áp lực quá khiến cho kết quả không tốt ảnh hưởng đến những tiến trình sau này. Đây không phải là công việc khó, bất cứ ai học về ngành xuất nhập khẩu đều có thể lựa chọn công việc này làm xuất phát điểm cho mình.

Chúc các bạn sớm tìm được công việc mình mơ ước và thành công trên con đường mà mình đã chọn nhé!

 

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *